Assistenz der Geschäftsführung (Teilzeit mit ca. 24 Wochenstunden)

<p><strong>Ziele:</strong></p>
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<p>Durchführung sämtlicher verwaltungstechnischer und kaufmännischer Arbeiten zur Unterstützung der Geschäftsführung und zur Sicherstellung eines reibungslosen, termingerechten und wirtschaftlichen Ablaufes unter besonderer Wahrung der Vertraulichkeit.</p>
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<p>Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sowie vertraglicher Vereinbarungen bei allen Tätigkeiten.</p>
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<p>Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit, der Sicherheit und des Umweltschutzes bei allen Tätigkeiten.</p>
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<p>Handlung gemäß den BELKAW Unternehmenswerten.</p>
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<p><strong>Aufgaben / Tätigkeiten:</strong></p>
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<p>Erledigt die Korrespondenz der Geschäftsführung, d.h. priorisieren, filtern, verteilen und in Teilen eigenständig bearbeiten.</p>
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<p>Erledigt alle Schreibaufgaben selbständig.</p>
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<p>Erstellt und führt Statistiken nach Absprache.</p>
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<p>Führt und überwacht die Terminplanung sowie Terminabsprachen für die Geschäftsführung.</p>
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<p>Führt die Terminverfolgung von Vorgängen, die nicht im Sekretariat bearbeitet werden, durch.</p>
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<p>Führt und verwaltet die Wiedervorlage unter Beachtung der angewiesenen Wiedervorlagefristen.</p>
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<p>Führt die Ablage in einem strukturierten Ablagesystem online und digital durch.</p>
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<p>Bereitet Entscheidungsgrundlagen vor, mit folgenden Tätigkeiten:</p>
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<p>o Einholung von Auskünften und Informationen</p>
<p>o Zusammenstellen der Informationen</p>
<p>o Auswerten und Gegenüberstellen von Varianten</p>
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<li>Bereitet Besprechungen (u. a. Gremiensitzungen, Aufsichtsratssitzungen) vor, mit folgenden Tätigkeiten:</li>
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<p>o Einladung und Raumreservierung</p>
<p>o Zusammenstellung der Sitzungsunterlagen</p>
<p>o Vor- und Nachbereitung von Sitzungsunterlagen</p>
<p>o Betreuung von Kunden und Gästen</p>
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<p>Führt die Übersicht zur Urlaubsplanung der BELKAW Führungskräfte.</p>
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<p>Plant und bereitet Dienstreisen für die BELKAW Führungskräfte vor und erledigt die Reisekostenabrechnung.</p>
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<p>Informiert die Mitarbeiter des Bereiches über innerbetriebliche Regelungen und koordiniert diverse Termine und überwacht deren Einhaltung.</p>
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<p>Aktualisiert die, in Papierversion vorhandenen, Organisationshandbücher der BELKAW entsprechend der zur Verfügung gestellten Aktualisierungslieferungen.</p>
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<p>Wendet die Inhalte fachlicher Einweisungen, Unterweisungen und Schulungen an und beachtet die Neuerungen und Änderungen gesetzlicher und technischer Bestimmungen, über die sie informiert wurde.</p>
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<p>Verantwortet und organisiert Inhouse Veranstaltungen der BELKAW in Rücksprache mit der Abteilung Marketing und Kommunikation</p>
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<p>Verantwortet und koordiniert das BELKAW Event Ticketing: Pflege der verfügbaren Tickets sowie der Gästedaten unter Beachtung der Compliance-Richtlinien.</p>
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<p>Informiert den Vorgesetzten über das Geschehen im Aufgabengebiet insbesondere über außergewöhnliche Vorkommnisse.</p>
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<p>Erstellt Präsentationen mit gängiger Software</p>
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<p><strong>Fachkenntnisse / sonstige Fähigkeiten:</strong></p>
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<p><strong>Berufserfahrung:</strong> in vergleichbarer Funktion, nachweisliche Kompetenz in der professionellen Organisation, Priorisierung und Koordination anspruchsvoller administrativer und strategischer Aufgaben</p>
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<p><strong>Vorausschauendes eigenverantwortliches Handeln:</strong> Potenzielle Herausforderungen frühzeitig erkennen und proaktiv eigeninitiativ Lösungen entwickeln.</p>
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<p><strong>Absolute Zuverlässigkeit und Diskretion:</strong> Sicherer loyaler Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Daten.</p>
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<p><strong>Ausgeprägtes Organisationstalent:</strong> Mehrere Aufgaben parallel strukturieren und effizient koordinieren.</p>
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<p><strong>Hohe Belastbarkeit:</strong> Auch in dynamischen oder hektischen Situationen den Überblick behalten und souverän agieren.</p>
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<p><strong>Digitale Kompetenz:</strong> Sicherer, moderner Umgang mit digitalen Tools, Daten und Medien.</p>
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<p><strong>Soziale Kompetenz:</strong> Zuverlässiger, teamfähiger Charakter mit Durchsetzungsvermögen.</p>
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<p><strong>Sicheres Auftreten:</strong> Selbstbewusste und freundliche Persönlichkeit mit einem gesunden Maß an Kommunikationsfähigkeit.</p>
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<p><strong>Sprachkenntnisse:</strong> Verhandlungssichere Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse wünschenswert.</p>
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